Oli kyseessä sitten klassisen musiikin, jazzin tai konsertti, vaatii tapahtuman järjestäminen paljon aikaa ja suunnittelua. Budjetin laatiminen ja esityspaikan varaaminen ovat tärkeitä asioita, mutta kannattaa aloittaa olennaisimmasta tekijästä eli sisällöstä.
Alkuaskeleet
Aluksi kannattaa lähteä liikkeelle konsertin ideasta tai teemasta, sillä tämä asia määrää hyvin pitkälle myös monta muuta seikkaa. Mitä bändejä varaat, millaista yleisöä paikalle on odotettavissa ja onko tarjolla ehkä oheistapahtumia.Kun konsertin sarjan päivämäärä on päätetty, on aikataulun tekeminen aivan ehdotonta aina alkusuunnittelusta viimeiseen hetkeen saakka. Tehtävät täytyy jakaa ja varmistaa, että jokaiselle hommalle löytyy tekijä.
Budjetointi
Hyvin aikaisessa vaiheessa kannattaa myös vilkaista konsertin järjestämiseen käytettävissä olevaa rahamäärää ja toimia sen mukaan. Jos konsertilla ei ole tilaajaa eli maksajaa tai muuta valmista rahoitusta, voi hakea apurahaa eri kohteista. Näitä ovat esimerkiksi MES eli Musiikin edistämissäätiö ja Taiteen keskustoimikunta.Taloudellista tukea konserttiin saa myös sponsoreilta, jotka tukevat tapahtuman järjestämistä taloudellisesti. He haluavat tietenkin jotain vastinetta rahoilleen, kuten mainoksia ja näkyvyyttä. Sponsoreita etsiessä täytyy olla jo tiedossa rahoitussuunnitelma sekä tapahtuman ennakkomateriaalia, jotta sponsorointia miettivä yritys saa mahdollisimman selkeän käsityksen siitä, mihin se on rahojaan sijoittamassa.
Mainostaminen ja markkinointi
Ensin vedetään suuret linjat konsertin mainonnan suhteen. Tämän jälkeen päätetään, millainen on konsertin yleisilme ja missä kaikkialla sitä mainostetaan. Lisäksi on hyvä miettiä, millaisia mainostuotteita jaetaan. Sosiaalinen media on nousemassa yhä suuremmaksi tekijäksi mainonnassa, ja pelkästään Facebookin kautta tavoittaa valtavan määrän potentiaalisia konserttikävijöitä.Myös erilaiset oheistuotteet ovat tarpeen. Näitä voivat olla puhtaasti markkinointiin tarkoitetut tai esimerkiksi käytännön sanelemat tuotteet. Omien ideoiden perusteella voi hakea itselleen sopivia mainostuotteita, joihin sponsoritkin saattaisivat haluta painattaa mielellään logonsa.Tekninen tuotantoOli kyse mistä musiikin lajista tahansa, tarvitaan konserttipaikalle tekniikkaa. Siinä tapauksessa saatetaan jopa joutua rakentamaan esityslava, jos sellaista ei paikalla ole jo valmiiksi. Kannattaa kiinnittää huomiota myös konsertin valaistukseen, sillä asialla on yllättävän suuri merkitys.Järjestäjän täytyy valita, millainen katsomo on kyseessä. On syytä huomioida myös esiintyjien instrumenttitarpeet. Harvoin jazz-yhtyeen pianisti tuo paikalle omaa flyygeliään, jos sellaista siellä ei ole.